En Koha se pueden definir hasta tres (3) avisos de retraso. Los mismos se definen excluyentemente para cada tipo de usuario. Lo primero que hacemos es ir a la página de herramientas:

Creación de avisos

Antes de proceder a definir las reglas de envio de avisos necesitamos contar con los avisos mismos. En Koha vienen varios de ejemplo, en algunos casos los hemos borrado ya que están en inglés y no nos sirven. En la patalla de herramientas seleccionamos Avisos para comenzar la tarea:

Al ingresar a los avisos se nos muestra la lista de avisos disponibles, probablemente una lista vacía, y el botón de creación de nuevo aviso:

Al seleccionar Nuevo aviso se nos presentará la hoja de creación del nuevo aviso. Para que sea utilizado para notificar retrasos tenemos que especificar que el nuevo aviso será utilizado por el módulo de Circulación:

Los demás campos deben completarse según el criterio del bibliotecario. Notar que el código debe ser único entre los avisos, el sistema nos alertará si estamos poniendo uno repetido. En el ejemplo ponemos ODUE (por overdue en inglés):

Como puede observarse, en Cuerpo del mensaje se escribe el mismo. En la columna de la izquierda disponemos de referencias a las variables del sistema del contexto del módulo elegido (en este caso circulación). Como se puede ver las mismas serán rellenadas por el sistema a la hora de generar el aviso. Para utilizar estos datos hay que posicionarse en el lugar del aviso en que queremos que aparezca, buscar en la columna de la izquierda el valor específico y picar en el botón ‘> >’.

Una vez finalizada la edición picamos en ‘Enviar’. y se nos presentará la lista de avisos actualizada:

Reglas de envío de avisos

Una vez creado el aviso, tenemos que configurar el sistema para que haga uso del mismo en las condiciones que nosotros especifiquemos.

Desde la página de herramientas picamos en Disparadores de avisos de retraso/estado:

Se nos presentará una grilla con las reglas de envío de avisos:

Si tuviesemos mas de una sede definida en Koha, se podrían definir las reglas para cada sede. Si no seleccionamos sede, y dejamos en «Predeterminado» las reglas que definamos se aplicarán a todas las sedes de la misma manera.

Como mencionamos al principio, hay hasta tres avisos . Los mismos se definen en las columnas «Primero», «Segundo» y «Tercero» respectivamente. Las variables que tenemos que considerar son:

• Demora: El tiempo (en días) que esperamos hasta enviar el aviso.
• Carta: Ahi seleccionamos el aviso que enviaremos (previamente creado como explicamos antes, para el módulo de circulación).
• Suspender: Si deseamos que ante este aviso el socio sea suspendido. NO UTILIZAR ESTA OPCION [0].

Nota: Los números de demora deben ser coherentes para cada uno de los tres avisos. Siempre deben ser números mayores a 0, y si el primer aviso es enviado al día de registrado el retraso, el segundo tiene que ser enviado por lo menos despues del primer día de retraso (2 por ejemplo) y lo mismo con el tercer aviso.

[0] Esta opción no puede ser utilizada en conjunto con el sistema de suspensiones implementado actualmente. En la próxima actualización de Koha estará resuelto esto.

Ejemplo

Supongamos que queremos enviar un solo aviso, al día de registrado el retraso, solo para los usuarios «Alumno» y queremos que el aviso que se envíe sea el que acabamos de crear.

Completamos los siguientes datos:

Y picamos el botón «Guardar cambios»

Y eso es todo.